1946年冬，鑒于國民黨軍的不斷進擾，中央機關(guān)開始疏散物資、堅壁糧食，準(zhǔn)備轉(zhuǎn)移。為保證黨的文獻檔案的絕對安全，黨中央決定成立中國共產(chǎn)黨第一個材料保管委員會，成員有曾三、裴桐、趙德芳、仲一、徐邁、謝國寶等十余人，其職責(zé)是征集、接收中共中央和中央軍委的重要檔案資料并負責(zé)轉(zhuǎn)移。此后經(jīng)過三次大轉(zhuǎn)移，終于將這批中央檔案運進北平。
一、從延安到劉家曲
第一次轉(zhuǎn)移是從延安向晉綏革命根據(jù)地的興縣劉家曲。自1937年黨中央進駐延安后，這里就成了全國革命的指揮中心。中央、中央軍委以及中央各部委下達的一切指示性文件、電報，源源不斷地流向全國，各地方、各部隊上送中央的文件、電報以及其他材料也接連不斷地送來延安。十年中，僅中央辦公廳秘書處就積累了幾窯洞極為珍貴的檔案材料，駐延安的各機關(guān)也積累了大量的文件材料。胡宗南進攻延安時，為保護好這批極為重要的檔案文件，中央下令各機關(guān)在疏散轉(zhuǎn)移中應(yīng)做好一切檔案資料的安全疏散工作。首先是集中檔案。當(dāng)時很多文件資料分散在許多部門和個人手中。為此，毛澤東、周恩來、劉少奇、朱德等領(lǐng)導(dǎo)同志都帶頭把自己保存多年的文電和自己的手稿交給中央秘書處和機要處保管。如中央秘書處平均每年接收檔案資料約2萬余件，機要處僅1946年一年就收到電報1. 9萬件之多。其次是處理銷毀不重要的檔案。1946年3月，《中共中央關(guān)于處理與保存密件的指示》規(guī)定:凡重要而機密的文電“應(yīng)指定專人妥善攜帶”，凡不必留存的事務(wù)性文電材料“應(yīng)即焚毀”。據(jù)此，有一個機要單位一次“燒毀事務(wù)性電報共13355件”。有的單位一次燒毀10余箱次要檔案。毛澤東發(fā)現(xiàn)此事后，于1946年12月間派安子文到中央組織部等單位檢查疏散轉(zhuǎn)移檔案的情況，并傳達了毛澤東的指示:“疏散檔案，不要驚慌失措，確實不需要的文電可以燒毀，重要文電一定要保護好，片紙只字也不要落入敵人之手。”再次是分地疏散埋藏部分重要檔案。這是當(dāng)時從延安向外地轉(zhuǎn)移檔案的一種臨時應(yīng)急措施。如中央秘書處先后疏散了兩批:第一批運到陜北保安縣安條嶺(中共西北局農(nóng)場)16箱，由中央秘書處派人看守，委托中共中央西北局代管;第二批疏散到陜北清澗縣十家源子13箱，委托中共清澗縣委代管。最后，護送檔案撤離延安。
◆延安。
1947年3月上旬，根據(jù)中央決定，中央秘書處、機要處、中組部、中央軍委一局和總政秘書處等有關(guān)單位組成材料保管委員會(曾三為該委員會負責(zé)人)，攜帶90箱重要檔案最先撤出延安，黨中央還派出十余名武裝戰(zhàn)士護送。這批珍貴檔案經(jīng)過一個多月的驢馱人背于4月上旬安全到達晉綏革命根據(jù)地——劉家曲。
二、從劉家曲到西柏坡
第二次是從劉家曲向西柏坡轉(zhuǎn)移。由于中共中央各機關(guān)向西柏坡集中，在中央辦公廳秘書處處長曾三的領(lǐng)導(dǎo)下，中央檔案又進行了第二次轉(zhuǎn)移前的準(zhǔn)備工作：一是搜集和搶救檔案。主要是接收被撤銷機關(guān)檔案、個人保存的材料、舊政權(quán)的檔案和堅壁在陜北的檔案材料。二是分類甄別和處理檔案。1947年4月5日，劉少奇、朱德聯(lián)名發(fā)出《關(guān)于處理文件向中央的報告》中指出:“已令曾三將所有文件分為三類:甲、重要而不秘密者(如《向?qū)А贰都t旗》及印刷之各種規(guī)定);乙、秘密而不十分重要者(如某些電報及西北局計劃等);丙、又重要又秘密者。”根據(jù)劉少奇和朱德的指示，中辦秘書處又制定了《中秘按重要性與機密性處理文件的規(guī)定》，并按此規(guī)定組織人力對所有檔案材料進行了集中清理。共分成了四類，即甲類:包括極重要極機密的文件，如中央會議記錄、決定、指示，中央領(lǐng)導(dǎo)人手稿等。這類材料為數(shù)不多，是所有檔案中最精華的部分，指定專人管理和攜帶，一旦有了危急情況，要重點保護好這部分文件材料。乙類:屬于次重要的秘密文件，包括各地方送給中央機關(guān)巡視員的調(diào)查材料以及與兄弟黨關(guān)系的材料、黨的歷史材料、黨的組織情況材料等。這部分材料比較多，也需要重點保護，但在緊急情況下，可以先處理。丙類:屬于不重要的機密文件，包括事務(wù)性報告、信件、經(jīng)貿(mào)賬目、過期的情況報告等。這類材料清理出來單獨裝箱，在軍事情況緊急時，可以隨時銷毀。丁類:重要的公開文件，包括中共中央和各黨、政、軍、群機關(guān)的宣言、傳單、標(biāo)語口號、布告、條例等。由于檔案內(nèi)容重要，都需要精心保管，要求軍情緊急時，盡量隱蔽。各單位也根據(jù)這個規(guī)定將全部檔案分類鑒別，將不重要的事務(wù)性文件銷毀了一部分，由90箱減為64箱，其中中央秘書處25箱，中央機要處9箱半，中央組織部27箱，總政治部2箱半，并于6月編制了《材料保管委員會材料目錄》。在此期間，1947年7月13日，中央秘書長任弼時發(fā)出《關(guān)于各地送來文件統(tǒng)由曾三接收問題給羅邁、李濤等指示》的電報，它授權(quán)曾三征集接收黨中央需要的現(xiàn)行檔案材料，并將它們分成“土改材料”“財經(jīng)材料”“武裝斗爭材料”和“思想動態(tài)材料”等送中央領(lǐng)導(dǎo)同志參考和利用，這增加了對現(xiàn)行文件的收集與整理。三是向西柏坡轉(zhuǎn)移。遵照毛澤東“保守黨的機密，慎之又慎”的指示，同時為了便于攜帶和運輸，裝檔案材料的64個木箱子全部改為鐵皮箱子并全部由牲口馱運，一個毛驢馱兩個箱子。在曾三的率領(lǐng)下，于1948年4月初從興縣劉家曲出發(fā)，途經(jīng)嵐縣、靜樂、忻縣、五臺山進入阜平，沿途設(shè)有兵站，一般五六十里地一個，而且都是在解放區(qū)內(nèi)行軍，比較安全。5月上旬到達河北西柏坡，至此，第二次轉(zhuǎn)移檔案的任務(wù)順利完成。
◆西柏坡。
三、從西柏坡到北京
第三次是從西柏坡向北平轉(zhuǎn)移。曾三考慮到新中國成立后檔案事業(yè)會有一個很大的發(fā)展，因而利用在西柏坡的機會制定和健全了有關(guān)檔案管理工作的規(guī)章制度。例如，1948年6月制訂了《中央秘書處材料工作細則》，后來又先后制訂了《關(guān)于中央各部委處理機密文件的制度》《中央辦公廳關(guān)于承辦和收發(fā)電報及歸檔程序》《機要工作暫行條例》等等?！恫牧瞎ぷ骷殑t》經(jīng)楊尚昆批準(zhǔn)試行。首先是進一步清理檔案。把重要的檔案材料和機密檔案材料細分為黨務(wù)、組織、宣傳、經(jīng)濟、軍事、文化教育、政權(quán)建設(shè)、職工運動、農(nóng)民運動、青年運動、婦女運動等類。每一類下面還按問題設(shè)“項”。例如軍事類下設(shè)作戰(zhàn)、政治工作、軍事工作等項。項內(nèi)再設(shè)“目”。以目為單位管理檔案。在檔案材料分類、分項、分目后，按不同類別編制詳細目錄。目錄有順序號、類號、文件作者（成文機關(guān))、文件標(biāo)題、成文時間、文件號數(shù)等。經(jīng)過幾個月的努力，完成了所有文件的整理工作。其次，制定了文件材料的收發(fā)借閱制度。為此，中辦秘書處曾給各部門發(fā)信，請中央機關(guān)秘書部門和各地方機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志對借閱文件材料提出意見和要求，并在1948年8月30日制定出《中共中央秘書處發(fā)借文件辦法》，《辦法》指出，發(fā)借文件材料的指導(dǎo)思想是對檔案的管理“不僅注重保管，尤其注重利用”，在發(fā)借文件手續(xù)上進行了改進。最后，加強了發(fā)行工作。把材料科發(fā)行組擴為發(fā)行科，主要職責(zé)是收到各部門、各地方送來的文件，分發(fā)給中央領(lǐng)導(dǎo)同志和中央各部委。分發(fā)給中央政治局和書記處各領(lǐng)導(dǎo)同志的文件一式六份，在文件的右上角寫一代號，如發(fā)給毛澤東的文件寫上“A”，周恩來為“B”，劉少奇為“C”，朱德為“D”，任弼時為“E”，只要看到英文字母，就知道文件是發(fā)給誰的。
七屆二中全會后，全國解放指日可待，中央機關(guān)開始了向北平的搬遷工作，所有檔案材料也將隨中央機關(guān)遷往北平，中辦秘書處和機要處為這次搬遷檔案材料進行了更加扎實的準(zhǔn)備。在西柏坡駐扎了近一年，檔案材料增加很多，這次搬遷裝車把文件與資料書報分開裝。文件全部裝箱，資料卻沒有那么多箱子裝，只好一包一捆地進行登記，將檔案裝在一輛卡車上，將資料書報刊物裝在另一輛卡車上，秘書處全體人員分乘兩輛卡車守護著檔案于1949年3月23日離開西柏坡，第一天駐琢州，第二天趕到北平。這次檔案轉(zhuǎn)移不再是人背驢馱了，而是裝在兩輛大卡車上運送。
這樣，這些中央檔案經(jīng)歷了艱難險阻，歷時2年零5個月，終于完成了三次大轉(zhuǎn)移。